Quando um site deixa de chegar e o negócio precisa de uma web app

Quase nenhuma empresa decide, num dia, que precisa de software à medida. O que acontece é mais lento: o ficheiro cresce, ganha separadores, ganha cores com significado que só duas pessoas conhecem, e um dia alguém apaga uma linha sem se aperceber.

A pergunta não é se a folha de cálculo é má — é uma ferramenta extraordinária. A pergunta é se aquilo que está a fazer com ela ainda é o que ela faz bem.

Cinco sinais de que passou o ponto

1. Existem versões

Se a frase "manda-me a última versão" faz parte do vocabulário da equipa, já não há uma fonte de verdade. Há cópias com graus variáveis de desatualização, e as decisões estão a ser tomadas sobre algumas delas.

2. O acesso é tudo ou nada

Ou a pessoa vê o ficheiro inteiro — incluindo margens, custos e dados de outros clientes — ou não vê nada. Não há forma de dar a um colaborador exatamente a fatia que lhe diz respeito, e isso cria um risco que não é só de privacidade.

3. Ninguém sabe quem alterou o quê

Quando um número está errado, não há forma de saber quando mudou nem porquê. O histórico é uma conversa no WhatsApp e a memória de quem estava presente.

4. Alguém passa horas a copiar

Há uma pessoa que, todas as semanas, transporta dados de um sítio para outro para produzir o mesmo relatório. É trabalho invisível, previsível e caro — e o primeiro a desaparecer quando existe um sistema.

5. Os clientes pedem coisas que não consegue dar

Acompanhar o estado de um processo, aceder a documentos, submeter um pedido sem enviar email. Cada um destes pedidos é hoje resolvido manualmente por alguém, e cada um deles é uma boa razão para existir uma área de cliente.

Se reconheceu três ou mais destes sinais, o custo de não ter sistema já está a ser pago — apenas não está a aparecer como uma linha no orçamento.

Comprar ou construir

Antes de mandar construir seja o que for, procure. Se existir uma ferramenta no mercado que resolva 90% do problema por uma subscrição razoável, é quase sempre a decisão certa — e nós próprios recomendamos isso com frequência a quem nos procura.

À medida justifica-se em três situações concretas:

• O processo é a vantagem competitiva da empresa e nenhuma ferramenta genérica o respeita
• Já existe uma ferramenta, mas metade da equipa trabalha à volta dela em ficheiros paralelos
• O custo por utilizador das subscrições ultrapassou o custo de ter algo próprio

Esse último ponto surpreende. Com trinta utilizadores a 25 € por mês, uma ferramenta custa 9.000 € por ano. Ao terceiro ano, o à medida deixou de ser a opção cara — desde que se conte a manutenção, que existe sempre.

Como começar sem arriscar demasiado

A pior forma de começar é tentar substituir tudo de uma vez. A melhor é escolher o processo mais doloroso, construir só isso e pô-lo a ser usado a sério.

1. Escolha um processo com dono claro e limites óbvios
2. Desenhe os ecrãs antes de escrever código e mostre-os a quem os vai usar todos os dias
3. Construa a primeira versão em quatro a seis semanas, sem funcionalidades "para o futuro"
4. Migre os dados existentes e desligue o ficheiro antigo — mantê-lo vivo garante que ninguém muda
5. Ouça as duas primeiras semanas de uso e só depois decida a fase seguinte

O quarto passo é o que mais falha. Enquanto a folha de cálculo continuar aberta, metade da equipa continua a usá-la, e o sistema novo passa a ser mais um sítio onde a informação está incompleta. A substituição tem de ser uma decisão, com data.

O que perguntar a quem lhe vai construir isto

• O código fica no meu repositório, em tecnologia comum?
• Consigo exportar os meus dados a qualquer momento, sem depender de vocês?
• Quanto custa manter isto a funcionar por mês, contando alojamento e base de dados?
• Que acontece se eu quiser continuar com outra equipa daqui a um ano?

Se alguma destas respostas for vaga, o preço da proposta não é o preço do projeto.